Häufige Fragen
Die wichtigsten Antworten rund um Datenschutz, Lizenz und den Alltag mit Helferwelt.
Für Organisatoren
Was zählt eigentlich als Eventtag?
Ein Eventtag entspricht einem Kalendertag, an dem ein Event bei Helferwelt aktiv ist – unabhängig davon, wie viele Schichten, Bereiche oder Helfende an diesem Tag eingeteilt sind. Ein eintägiger Anlass zählt als 1 Eventtag. Ein mehrtägiger Anlass zählt entsprechend mehrfach: Ein Fest von Freitag bis Sonntag verbraucht 3 Eventtage – einen pro Kalendertag der Veranstaltung. Kuchenlisten sind davon ausgenommen und in allen Plänen kostenlos & unbegrenzt nutzbar – sie zählen nicht zu deinem Eventtage-Kontingent. Wie viele Eventtage dein Plan enthält, siehst du auf der Lizenz-Seite oder unter Meine Lizenz.
Werden die Daten meiner Helfenden verkauft oder weitergegeben?
Nein – niemals. Helferwelt verkauft keinerlei Daten an Dritte. Die Angaben deiner Helfenden (Name, E-Mail, Telefon) werden ausschliesslich für den Betrieb der Plattform verwendet und nie weitergegeben, vermietet oder vermarktet. Deine Daten sind deine Daten – punktum.
Wie erhalten Helfende den Link zur Anmeldung?
Dein öffentliches Portal ist unter app.helferwelt.ch/dein-alias erreichbar. Diesen Link findest du im Admin unter Organisation → Tab «Organisation». Teile ihn auf deiner Website, per E-Mail, WhatsApp oder als QR-Code – Helfende brauchen nichts weiter zu installieren. Mehr dazu unter Organisation erstellen.
Kann ich alle Helfenden eines Events gleichzeitig per E-Mail informieren?
Ja, mit dem Mailcenter. Damit schreibst du alle Helfenden eines Events, einer Eventgruppe oder einen einzelnen Helfenden direkt aus der Plattform an – mit persönlicher Anrede und eigenem Absendernamen. Ideal für Erinnerungen, Änderungen oder Wetterinfos kurz vor dem Event. Mehr dazu unter Kommunikation.
Kann ich Helfende direkt einer Schicht zuweisen, ohne dass sie sich selbst anmelden?
Ja. In der Helferübersicht kannst du eine offene Schicht auswählen, eine Person aus deiner Helfenden-Datenbank wählen und sie direkt zuweisen. Die Person erhält automatisch eine Bestätigungs-E-Mail mit Datum, Uhrzeit, Bereich und Treffpunkt. Mehr dazu unter Helfer verwalten.
Wie funktioniert die E-Mail-Anfrage an eine Helfende Person?
Du wählst eine offene Schicht und sendest eine persönliche Anfrage an eine bestimmte Person. Sie erhält eine E-Mail mit den Schichtdetails und zwei Buttons: annehmen oder ablehnen. Die Anfrage ist 7 Tage gültig. Sobald sie antwortet, wird der Schichtplan automatisch aktualisiert. Mehr dazu unter Helfer verwalten.
Wie funktionieren die Systemvorschläge für die Helferzuteilung?
Das System analysiert deine Helfenden-Datenbank und bewertet jede Person nach Erfahrung im Schichtbereich, bisherigen Einsätzen, Arbeitslast im aktuellen Event und Fairness über das Jahr. Die Top-50 werden nach Score sortiert angezeigt. Zeitkonflikte mit anderen Schichten werden automatisch erkannt und markiert. Aus der Liste kannst du direkt zuweisen oder anfragen. Mehr dazu unter Helfer verwalten.
Kann ich neue Helfende manuell im Admin-Portal anlegen?
Ja. Im Bereich «Helferansicht» kannst du über «Neuer Helfender» Personen direkt erfassen – Vorname, Nachname und E-Mail sind Pflichtfelder, Telefon und T-Shirt-Grösse sind optional. Die Person muss sich nicht selbst registrieren und ist nach dem Anlegen sofort für Zuteilungen und Anfragen verfügbar. Mehr dazu unter Helfer verwalten.
Kann ich alle Helfenden exportieren und ihre Einsätze auswerten?
Ja. Im Bereich «Helferansicht» stehen zwei Funktionen zur Verfügung: Ein CSV-Export der gesamten Helfenden-Datenbank mit Namen, E-Mail und allen weiteren Kontaktdaten – direkt in Excel nutzbar. Und ein Jahresfilter, mit dem du siehst, welche Personen in einem bestimmten Jahr aktiv waren, wie viele Einsätze sie geleistet haben und bei welchen Events sie dabei waren. Ideal für Jahresberichte oder die Vorbereitung von Ehrungen. Mehr dazu unter Auswertungen.
Für Helfer
Brauche ich ein Konto, um mich für eine Schicht anzumelden?
Nein, nicht zwingend. Standardmässig rufst du einfach den Portal-Link der Organisation auf, wählst eine Schicht und gibst Namen sowie E-Mail an – fertig. Du erhältst automatisch eine Bestätigungsmail. Für einzelne Bereiche kann die Organisation jedoch eine Konto-Pflicht aktivieren, z. B. wenn nur Vereinsmitglieder mit einer bestimmten E-Mail-Domain zugelassen sein sollen. In diesem Fall lohnt sich die Registrierung – so siehst du ausserdem alle deine Einsätze an einem Ort.
Was steht in der Bestätigungsmail, die ich erhalte?
Die automatische Bestätigungsmail enthält den Eventnamen, das Datum sowie die gewählte Schicht mit Zeitfenster und Bereich. Zusätzlich ist eine Kalender-Datei (.ics) angehängt – diese kannst du mit einem Klick in Google Calendar, Outlook oder Apple Kalender importieren, ohne den Termin manuell einzutragen. Mehr dazu unter Schicht anmelden.
Kann ich mich auch wieder von einer Schicht abmelden?
Eine Selbst-Abmeldung über die Plattform ist aktuell nicht vorgesehen. Möchtest du dich von einer Schicht austragen, melde dich direkt bei der Organisation – diese kann deine Anmeldung im Admin-Bereich entfernen. Bitte gib so früh wie möglich Bescheid, damit Ersatz gefunden werden kann. Mehr dazu unter Einsätze verwalten.
Was passiert, wenn eine Schicht bereits voll ist?
Das Portal zeigt dir an, ob für eine Schicht noch Plätze frei sind. Ist eine Schicht voll, kannst du sie nicht mehr auswählen. Schau dich in diesem Fall nach einer anderen Schicht im selben oder einem anderen Bereich um – die Organisation kann die benötigte Helferzahl aber auch jederzeit anpassen, falls doch noch ein Platz frei wird. Mehr dazu unter Schicht anmelden.