Helfer verwalten
Behalte den Überblick über Anmeldungen, weise Helfende Schichten zu und verwalte Anfragen.
Helferübersicht
Die Helferübersicht zeigt alle Helfenden deiner Organisation mit ihren Stammdaten. Von hier aus kannst du:
- Neuen Helfenden anlegen
- Für einen Helfenden ein Konto erstellen (damit sie sich einloggen können)
- Helfende bearbeiten (Name, E-Mail, Kontaktdaten, Zusatzfelder)
- Schicht-Details eines Helfenden einsehen
- Zwei Helfende zusammenführen (z. B. bei doppelten Einträgen)
Helferübersicht mit allen Helfenden der Organisation
Helfende zuweisen, anfragen & Vorschläge
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Event öffnen → Tab «Helferübersicht»
Öffne das gewünschte Event und wechsle in den Tab «Helferübersicht». Dort siehst du alle Schichten mit ihren angemeldeten Helfenden und dem aktuellen Besetzungsstatus.
Helferübersicht innerhalb eines Events
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«Helfer zuweisen» bei der gewünschten Schicht wählen
Klicke bei der gewünschten Schicht auf «Helfer zuweisen». Es öffnet sich ein Modal mit zwei Ansichten:
Vorschläge – Das System bewertet alle Helfenden nach Erfahrung im Ressort, bisherigen Einsätzen, Arbeitslast und Fairness und zeigt die passendsten Personen zuerst. Konflikte mit anderen Schichten werden automatisch erkannt und markiert.
Alle Helfenden – Zeigt die gesamte Helfenden-Datenbank alphabetisch, falls du gezielt nach einer Person suchen möchtest.
Bei jeder Person kannst du wählen zwischen:
- Zuweisen (sofortige Zuteilung mit automatischer Bestätigungs-E-Mail)
- Anfragen (die Person erhält eine E-Mail mit Annehmen/Ablehnen-Link, gültig für 7 Tage).
Modal zum Zuweisen oder Anfragen von Helfenden
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| angefragt | Die Einladung wurde versendet, die Person hat noch nicht reagiert. |
| angenommen | Die Person hat die Schicht über den Link in der E-Mail bestätigt. |
| abgelehnt | Die Person hat abgesagt – die Schicht braucht ggf. neue Helfende. |
| abgelaufen | Die Anfrage wurde nicht innerhalb von 7 Tagen beantwortet und ist verfallen. |
Helfende selbst erfassen
Neue Helfende müssen sich nicht zwingend selbst registrieren. Als Admin kannst du Personen direkt im Portal anlegen – zum Beispiel für Stamm-Helfende, neue Mitglieder oder kurzfristige Ergänzungen.
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«Helferübersicht» öffnen
Öffne die «Helferübersicht» in deiner Organisation und wähle «Neuer Helfender».
Helferübersicht mit allen Helfenden der Organisation
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Pflichtfelder ausfüllen
Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse sind erforderlich. Optional: Telefonnummer und T-Shirt-Grösse.
Helfer erfassen
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Speichern & einteilen
Die Person ist sofort in der Datenbank verfügbar und kann direkt Schichten zugewiesen bekommen oder für Anfragen ausgewählt werden.